Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

DERS Solution GmbH, Delitzscher Straße 73, 06116 Halle (Saale), E-Mail info@ders-solution.de.

Welche Daten verarbeitet werden

• Kundenkonto: Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail, Benutzername, Passwort (nur als Hash), Anmeldezeitpunkte (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung).
• Meldungen über QR-Code: Objekt, Meldeart, Checklisten-Angaben, Fotos, auf Wunsch der Aufnahmeort (siehe Standort bei Fotos), freiwillig eingegebener Name des Meldenden, Zeitpunkt sowie die IP-Adresse (Missbrauchsschutz, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Daten werden im Auftrag des jeweiligen Kunden (Betreiber des Objekts) verarbeitet – der Kunde ist insoweit Verantwortlicher, wir Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).
• Telematik (optional): Bei Fahrzeugen mit OBD-Stecker Standort, Geschwindigkeit, Zündung, Bordspannung, Kilometerstand und Fehlercodes des Steuergeräts (siehe Ortungsdaten aus Fahrzeugen). Auch diese Daten verarbeiten wir im Auftrag des Betreibers des Fahrzeugs (Art. 28 DSGVO).
• Server-Logfiles: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser – 14 Tage, zur Sicherstellung des Betriebs.
• E-Mails: Benachrichtigungen an die vom Kunden hinterlegte Adresse und – bei Aufgaben – an die zuständigen Mitarbeiter; Versand wird protokolliert (Empfänger, Betreff, Erfolg).
• Prüfungen, Aufgaben, Kundenansicht: siehe Prüfungen, Aufgaben und Kundenansicht.

Standort bei Fotos

Wenn Sie über den QR-Code ein Foto aufnehmen, bittet die Meldeseite Ihren Browser um den aktuellen Standort. Ihr Gerät fragt Sie dabei ausdrücklich um Erlaubnis. Nur wenn Sie zustimmen, speichern wir zu jedem Foto Breiten- und Längengrad, die Genauigkeit in Metern und den Zeitpunkt der Aufnahme.

• Zweck: Nachweis, wo eine Aufnahme entstanden ist – etwa bei einem Schaden oder einer Wartung vor Ort.
• Umfang: nur der Moment der Aufnahme. Es wird kein Bewegungsprofil erstellt und der Standort nicht im Hintergrund verfolgt.
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie ist freiwillig – lehnen Sie ab, funktioniert die Meldung genauso. Sie können die Einwilligung jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers widerrufen.
• Empfänger: nur der Betreiber des Objekts, zu dem Sie melden. Wir verarbeiten die Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO).
• Speicherdauer: wie die Meldung selbst; mit ihr wird auch der Standort gelöscht.
• Karte: Im Portal und im Bericht erscheint der Ort als Link zu OpenStreetMap. Es wird keine Karte eingebettet – eine Verbindung zu OpenStreetMap entsteht erst, wenn jemand den Link öffnet.

Der Betreiber kann die Standort-Erfassung für seine Objekte vollständig abschalten.

Ortungsdaten aus Fahrzeugen (Telematik)

Betreiber können in ihre Fahrzeuge einen Stecker in die Diagnosedose (OBD) setzen. Dieser Stecker sendet in kurzen Abständen Werte an eine Empfangsstelle des Betreibers, die sie an Objectlution weiterreicht. Anders als beim Foto-Standort geschieht das ohne Zutun der fahrenden Person – deshalb gelten hier strengere Anforderungen.

• Umfang: Zeitpunkt, Breiten- und Längengrad, Geschwindigkeit, Fahrtrichtung, Zündung, Bewegung, Bordspannung, Kilometerstand, Betriebsstunden sowie Fehlercodes des Steuergeräts. Darüber hinaus werden die weiteren technischen Werte gespeichert, die der Stecker meldet und die die Empfangsstelle über ihre Positivliste durchlässt (z. B. Funkstatus, Motorlast, Temperaturen, Spannungen, Verbrauchszähler, Fahrgestellnummer) – dieser technische Datenblock wird vollständig abgelegt. Es werden keine Bilder, kein Ton und – außer bei der gesondert einzuschaltenden Fahrerzuordnung (siehe unten) – keine Angaben zur Person des Fahrers erfasst.
• Zweck: Zustand und Einsatzbereitschaft der Fahrzeuge, Zählerstände für die Wartung und das frühzeitige Erkennen von Defekten. Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle der Beschäftigten ist nicht Zweck dieser Verarbeitung – mit Ausnahme der Fahrstil-Bewertung, die der Betreiber gesondert einschalten muss (siehe unten).
• Verantwortlich ist der Betreiber: Er entscheidet, ob er die Telematik einschaltet, in welche Fahrzeuge er Stecker setzt und wie lange Positionen gespeichert werden. Wir verarbeiten die Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Der Betreiber ist dafür zuständig, seine Beschäftigten zu unterrichten (Art. 13 DSGVO) und – wo ein Betriebs- oder Personalrat besteht – die Mitbestimmung zu beachten (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
• Rechtsgrundlage: beim Betreiber in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), wo vorhanden ergänzt durch eine Betriebsvereinbarung (Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 4 BDSG), gegenüber uns Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Speicherdauer: Positionen werden nach der vom Betreiber eingestellten Frist automatisch gelöscht (Voreinstellung 90 Tage, einstellbar ab einem Tag). Schaltet der Betreiber die Telematik ab, werden keine neuen Werte mehr angenommen und keine Positionen mehr angezeigt.
• Empfänger: Die Fahrzeugdaten selbst gibt niemand außerhalb des Betreibers und uns weiter. Es ist kein Ortungsdienst und kein Telematik-Anbieter Dritter beteiligt; die Fahrzeugdaten laufen ausschließlich über Server des Betreibers und unsere. Ausgenommen sind allein die Kartenkacheln der Live-Karte (siehe „Live-Karte").
• Live-Karte: Für Manager gibt es im Portal eine Live-Karte, die die aktuelle Position und die zurückgelegte Spur eines Fahrzeugs auf einer Landkarte anzeigt. Diese Karte ist eingebettet und lädt ihre Kartenkacheln beim Öffnen von den Servern von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation). Dabei werden die IP-Adresse des aufrufenden Geräts und der gezeigte Kartenausschnitt – also der Bereich um die Fahrzeugposition – an OpenStreetMap übermittelt. Das geschieht nur, solange jemand diese Karte geöffnet hat; auf allen anderen Seiten des Portals wird keine Karte eingebettet und erscheint die Position als Link bzw. – in Listen für Manager – als Adresse (siehe „Adressauflösung").
• Hintergrund-Aktualisierung: Solange die Live-Karte geöffnet ist, ruft sie in kurzen Abständen die neuesten Werte beim Portal ab. Diese Abruf-Antworten können Koordinaten (Position und Fahrspur) enthalten, damit der Punkt auf der Karte wandert.
• Auswertungen: Aus denselben Werten berechnet das Portal für Manager Fahrten (Beginn, Ende, Start- und Zielort, Strecke, Verbrauch), Standzeiten, Tankvorgänge, auffällige Tankverluste im Stand sowie Ein- und Ausfahrten an vom Betreiber festgelegten Zonen (z. B. dem Betriebshof). Diese Auswertungen werden aus den Positionen gerechnet; als Zwischenspeicher werden je Fahrzeug und Tag nur Summen abgelegt (Anzahl Fahrten, Kilometer, Fahrzeit, Verbrauch, Fahrstil-Zähler – keine Orte). Sie werden mit derselben Frist gelöscht wie die Positionen. Auf Wunsch des Betreibers erzeugt das Portal Alarme (z. B. schwache Batterie, Tank fast leer, Fahrt in der Nacht oder am Wochenende, Ein-/Ausfahrt an einer Zone); gespeichert werden dabei nur Fahrzeug, Art, Zeitpunkt und der Meldetext, nicht die Position.
• Fahrstil (nur wenn der Betreiber ihn einschaltet): Aus Geschwindigkeit, Fahrtrichtung und – falls der Stecker sie meldet – seinen Beschleunigungsereignissen werden starkes Beschleunigen, starkes Bremsen, hohe Querkräfte in Kurven, Zeit über 130 km/h, Leerlauf sowie hohe Drehzahl (auch bei kaltem Motor, aus Drehzahl und Kühlwassertemperatur) gezählt und zu einer Note je Fahrt zusammengefasst. Das ist eine Auswertung des Fahrverhaltens; sie ist ab Werk ausgeschaltet und darf vom Betreiber nur nach Information der Fahrer und – wo vorhanden – Zustimmung des Betriebsrats eingeschaltet werden. Auch sie wird nicht gespeichert, sondern bei jedem Aufruf aus den Positionsdaten berechnet.
• Fahrerzuordnung (nur wenn der Betreiber sie einschaltet): Damit der Fahrstil je Person statt nur je Fahrzeug ausgewertet werden kann, melden sich Fahrerinnen und Fahrer am Fahrzeug an – über den QR-Code am Fahrzeug („Ich fahre jetzt"), über den QR-Aufkleber am Führerschein oder durch einen Eintrag des Betreibers im Portal. Gespeichert werden je Anmeldung nur die Person, das Fahrzeug, der Zeitpunkt der Anmeldung und die Art der Anmeldung (QR oder Portal). Eine Anmeldung gilt bis zur nächsten Anmeldung an demselben Fahrzeug, höchstens 16 Stunden; die Fahrten dieses Zeitraums werden der Person zugerechnet. Die Auswertung sehen nur Manager des Betreibers. Die Fahrerzuordnung ist ab Werk ausgeschaltet; der Betreiber darf sie nur nach vorheriger Information der Fahrer und – wo ein Betriebs- oder Personalrat besteht – nach dessen Zustimmung einschalten (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Die Anmeldungen werden mit derselben Frist gelöscht wie die Positionen (Voreinstellung 90 Tage).
• Tempolimit: Um gefahrene Geschwindigkeiten mit dem erlaubten Tempo zu vergleichen, ordnet ein Kartendienst auf UNSEREM eigenen Server (Valhalla mit OpenStreetMap-Daten) jede Position der befahrenen Straße zu. Dabei verlässt keine Position den Server. Gespeichert wird am Messwert nur das erlaubte Tempo und ob es eingetragen oder abgeleitet ist.
• Adressauflösung: Damit in Listen (z. B. der Fahrzeugübersicht) statt der reinen Koordinaten eine lesbare Adresse (Straße, Ort) steht, werden die Koordinaten an den Dienst Nominatim von OpenStreetMap gesendet; die Antwort wird zwischengespeichert, damit dieselbe Koordinate nur einmal übermittelt wird. Diese Adressen sehen nur Manager.

Prüfungen, Begehungen und Prüfprotokolle

Betreiber, die Geräte und Anlagen prüfen (z. B. Feuerlöscher, Türen, Tore, Leitern), dokumentieren die Prüfungen in Objectlution. Verantwortlich ist der Betreiber; wir verarbeiten die Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

• Umfang: geprüftes Gerät, Datum, Art und Ergebnis der Prüfung, Prüfpunkte, Mängel und Bemerkungen, Plakette, nächste Prüfung, Name, Firma und Befähigung der prüfenden Person, deren Unterschrift (als Bild, mit dem Finger oder Stift auf dem Bildschirm geschrieben) und auf Wunsch ein Foto zum Schluss der Prüfung.
• Unveränderlich: Eine gespeicherte Prüfung wird nie geändert oder gelöscht. Fehler werden durch eine Berichtigung korrigiert, die neben dem Original stehen bleibt. Jedes Protokoll trägt eine Prüfnummer, mit der seine Echtheit nachgeprüft werden kann.
• Zweck und Rechtsgrundlage: Nachweis gesetzlich vorgeschriebener Prüfungen (z. B. Arbeitsschutz, Brandschutz, Unfallverhütungsvorschriften) – beim Betreiber Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse am Nachweis).
• Speicherdauer: Prüfnachweise bleiben für die Dauer des Vertrags erhalten, weil sie über die Lebensdauer eines Geräts vorgehalten werden müssen (Prüfbuch). Nach Vertragsende werden sie nach Weisung des Betreibers herausgegeben bzw. gelöscht.
• Prüfer-Handy: Der Betreiber kann ein Handy fest einer prüfenden Person zuordnen. Das Handy meldet sich dann ohne Passwort an und darf nur Prüfungen eintragen. Dafür speichert es eine zufällige Gerätekennung als Cookie (siehe Cookies). Ein verlorenes Handy sperrt der Betreiber im Portal mit einem Klick.

Kundenansicht und Stand einer Meldung

• Kundenansicht: Der Betreiber kann seinen eigenen Kunden einen persönlichen Link geben. Darüber sieht der Kunde ohne Anmeldung die Geräte in seinen Gebäuden, geplante Prüftermine, offene Mängel und die abgeschlossenen Prüfprotokolle samt Name und Unterschrift der prüfenden Person. Der Link enthält einen langen Zufallscode; der Betreiber kann ihn jederzeit neu erzeugen, dann ist der alte ungültig.
• Stand einer Meldung: Wer über den QR-Code meldet, bekommt einen Link, unter dem er den Stand seiner Meldung sieht (eingegangen, Termin, erledigt) und die Rückmeldung des Betreibers. Dort stehen keine Namen, keine Fotos und keine internen Kommentare. Der Link läuft 90 Tage nach Erledigung ab.
• Mitteilung an Kunden: Ist ein Termin vereinbart oder eine Prüfung abgeschlossen, kann der Betreiber seinen Kunden per E-Mail informieren – an die Adresse, die er beim Kunden bzw. Gebäude hinterlegt hat.

Aufgaben, Abteilungen und Rollen

• Aufgaben: Aus Schäden entsteht automatisch eine Aufgabe; der Betreiber legt auch eigene an, einmalig oder wiederkehrend. Gespeichert werden Titel, Schritte, wer welchen Schritt wann abgehakt hat, Notizen, Frist, zuständige Person oder Abteilung, Lieferant, Kosten und angehängte Dateien (z. B. Angebot, Lieferschein, Rechnung, Foto).
• E-Mail an Zuständige: Wird einer Person oder Abteilung eine Aufgabe zugewiesen oder ist eine Frist überschritten, bekommen die zuständigen Mitarbeiter eine E-Mail an ihre im Benutzerkonto hinterlegte Adresse. Der Versand wird protokolliert.
• Abteilungen und Rollen: Der Betreiber kann Mitarbeiter Abteilungen (Teams) zuordnen und ihnen Rollen geben. Damit wird gesteuert, was jemand sehen und tun darf. Gespeichert wird nur die Zuordnung.
• Rechtsgrundlage: beim Betreiber als Arbeitgeber § 26 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; wir verarbeiten im Auftrag (Art. 28 DSGVO). Gespeichert wird, solange die Aufgabe bzw. das Konto besteht.

Karte in der App

• Gebäude auf der Karte: Damit Gebäude und Standorte auf der Karte der App erscheinen, wird ihre Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort – keine Personendaten) einmalig an den Dienst Nominatim von OpenStreetMap gesendet. Die gefundene Koordinate speichern wir am Gebäude; erneut gefragt wird erst, wenn sich die Anschrift ändert.
• Kartenkacheln: Die Karte in der App lädt ihre Kacheln beim Öffnen von den Servern von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation). Dabei werden die IP-Adresse des Handys und der gezeigte Kartenausschnitt übermittelt.
• Eigener Standort: Erlaubt man es, zeigt die App den eigenen Standort als Punkt auf der Karte. Die Koordinate selbst bleibt auf dem Handy und wird nicht an uns gesendet. Springt die Karte auf den eigenen Standort, lädt sie allerdings die Kacheln dieser Gegend von OpenStreetMap (siehe oben).

Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung

Betreiber mit Fuhrpark erfüllen ihre Halterpflichten (regelmäßige Führerscheinkontrolle, jährliche UVV-Unterweisung) über Objectlution. Dafür werden je Fahrerin bzw. Fahrer Name, Führerscheinklassen und Gültigkeitsdatum sowie der Zeitpunkt jeder Kontrolle und Unterweisung gespeichert. Verantwortlich dafür ist der jeweilige Betreiber (Arbeitgeber), nicht Objectlution.

Für die Sichtkontrolle kann ein QR-Aufkleber auf dem Führerschein angebracht werden. Scannt die fahrende Person ihn, wird nur die Tatsache und der Zeitpunkt der Vorlage festgehalten – kein Standort, kein Lichtbild, kein Führerscheindokument. Es werden keine Ausweisdaten erfasst.

Speicherdauer

Meldungen und Fotos werden 3 Jahre aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Kontodaten werden nach Vertragsende gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Cookies

Es werden nur technisch notwendige Cookies gesetzt: ein Sitzungs-Cookie (Anmeldung im Portal bzw. Freischaltung eines Objekts am Handy) und – nur auf Handys, die der Betreiber fest freigeschaltet hat (z. B. Prüfer-Handy) – eine zufällige Gerätekennung, die höchstens 13 Monate gilt. Auf der Meldeseite merkt sich der Browser den freiwillig eingegebenen Namen des Meldenden im Speicher des Handys, damit man ihn nicht jedes Mal neu eintippen muss; er verlässt das Handy nur mit einer Meldung. Es gibt kein Tracking und keine Analyse-Dienste. Schriftarten und Symbole liegen auf unserem eigenen Server; beim Aufruf wird keine Verbindung zu Google Fonts, jsDelivr oder anderen Drittanbietern aufgebaut.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Adresse.